Da ormai due anni programmare eventi e riunioni è diventato quasi più faticoso del loro stesso svolgimento.
Un generico evento di solito prevede i seguenti passaggi: individuazione di una data che vada bene a tutti i partner di progetto; scelta di una location adatta allo scopo dell’evento; definizione degli obiettivi; redazione di una lista delle attività da inserire in agenda, invito dei partner; predisposizione di tutti gli strumenti e i materiali che accompagneranno lo svolgimento delle attività previste.
Dopo due anni di pandemia lo sforzo si è quasi duplicato, perché quanto appena menzionato deve essere traslato, con il dovuto adattamento, in modalità online qualora la severità di una ondata di contagi obblighi alla prudenza.
Ed è esattamente ciò che è avvenuto il 10 dicembre, quando avvisati dalla notifica di una email entrante, scorrendo nel corpo della mail, abbiamo letto il seguente messaggio:
“Due to the increase of Covid-19 cases in France and in other European regions, we will not be able to organize the Partner Meeting from January 18th to 21st in Lyon as we originally planned it.”
Il mittente era Clémence della squadra di Resacoop, nostro partner d’oltralpe nell’ambito del progetto Mindchangers. Questa email, l’ultima di un flusso lunghissimo inaugurato nel mese di ottobre, ha sancito l’avvio della riprogrammazione di tutte le attività previste, in modalità online.
Ma facciamo un passo indietro. Perché un meeting a Lione con tutti i partner di Mindchangers?
In occasione dello start-up seminar di dicembre è stato richiamato il concetto di risonanza. Se si vuole ottenere un effetto moltiplicatore che vada al di là dello sforzo dei singoli, è necessario che i diversi attori coinvolti nel progetto agiscano sinergicamente. Se questo risulta essere vero per i progetti in fase di realizzazione, lo è anche e soprattutto per i nove partner europei responsabili della gestione e del lancio delle call for proposal nei sei paesi europei del consorzio.
Ciò spiega la necessità di prevedere appuntamenti e riunioni frequenti per far sì che le iniziative programmate dai singoli partner risuonino attraverso azioni coerenti rispetto agli obiettivi del progetto.
Gestire la complessità con un approccio coordinato
A distanza di un anno dal meeting di lancio del progetto, l’appuntamento di Lione era in programma per confrontarsi sullo stato di avanzamento dei lavori nei rispettivi paesi e per discutere delle iniziative in atto per il raggiungimento di uno degli obiettivi principali di Mindchangers.
“Identify effective means of fostering the shift from awareness to active engagement of young people for LAs and CSOs”
Dal 18 al 21, e poi ancora il 25 gennaio, le squadre dei nove partner europei si sono pertanto incontrate da remoto per confrontarsi su quanto fatto sinora nei rispettivi paesi e per programmare le iniziative da lanciare nei mesi a venire.
Come richiamato nel documento “Planning and Implementing EU DEAR projects” redatto dal Dear Support Team per guidare i progetti finanziati dal programma DEAR nella gestione e nel coordinamento delle iniziative, ogni progetto può adottare un diverso approccio manageriale. Mindchangers ha optato per un tipo di approccio definito nel documento con l’aggettivo di “Coordinato”. Questa scelta si caratterizza per due aspetti principali:
- Una strategia di base è concordata tra tutti i partner, ma l’esatta pianificazione e implementazione è responsabilità di ciascun partner o di un gruppo di partner individuato per questo compito;
- L’organizzazione e la responsabilità per l’attuazione degli aspetti progettuali è delegata.
Va da sé che prediligere una gestione di questo tipo, richiede un confronto frequente e continuativo tra tutti i partner.
Cinque giorni di meeting per discutere di…
Dicevamo del “via vai” di mail inaugurato nel mese di ottobre e continuato sino al termine del meeting. Il 12 gennaio, circa una settimana prima dell’inizio dei lavori, Clémence, con una mail avente per oggetto “Virtual Lyon Partner meeting | program and more details”, ci comunica il programma ufficiale della 4 giorni più 1.
Il programma, dalla struttura densa, era stato definito affinché ognuno apportasse il proprio contributo condividendo quanto fatto sinora e quanto programmato nei mesi a venire. Le sessioni sono state scandite da un ritmo costante per tutta la durata dell’incontro.
Alla presentazione a carico di alcuni partner su argomenti specifici (risultati della ricerca, programma di capacity building, risultati della prima call for proposal ed elaborazione della Practical Guide contenente i risultati della ricerca) è sempre seguito un dibattito in piccoli gruppi. Questo modus operandi ha favorito lo scambio di idee e l’individuazione di soluzioni condivise sui temi menzionati.
Come anticipato, un incontro online ha le sue proprie modalità e le sue dinamiche. Per superare la normale freddezza insita nell’interazione mediata da uno schermo, soprattutto tra persone che non si sono mai incontrate di persona, Resacoop ha escogitato dei morning icebreakers. Tutte le mattine un volontario ha quindi proposto un gioco per rompere il ghiaccio e rendere più fluido l’avvio dei lavori.
Le prime due giornate hanno visto la presentazione dei risultati della ricerca “Come passare dalla sensibilizzazione al coinvolgimento attivo dei giovani”. La ricerca condotta da ricercator* nei 6 paesi partner è stata presentata dalla professoressa Monica Tilea e dalla ricercatrice Alina Resceanu dell’Università di Craiova (lead della ricerca per il progetto Mindchangers).
Sentirsi parte di una comunità o di un gruppo, percepire la concretezza del proprio impegno e trovare un giusto equilibrio tra le opportunità fornite dai progetti in rapporto alla formazione della propria identità: sono alcune delle raccomandazioni avanzate dal team di ricerca per meglio coinvolgere i giovani nei progetti in fase di realizzazione in Piemonte.
Analoghe raccomandazioni sono state declinate rispetto al contesto dei singoli paesi.
La ricerca, presentata in anteprima, sarà condensata in una Practical Guide che sarà fruibile da tutti quegli enti e associazioni che vorranno imprimere un cambiamento rispetto alle modalità di coinvolgimento dei giovani. Tra gli argomenti di dibattito si è discusso anche del come favorire una migliore fruibilità dei contenuti. A questo proposito il confronto tra partner ha portato, nell’ultimo giorno, all’elaborazione di una bozza della struttura della Practical Guide.
Ma perché dedicare una mezza giornata a dibattere della struttura di un documento? Non sono i contenuti che contano più di ogni altra cosa? Certo i contenuti sono importanti, ma se una ricerca conta più di 80 pagine di suggerimenti e raccomandazioni, il modo in cui essa viene “impacchettata” per essere divulgata, conta tantissimo. La guida dovrà essere pertanto uno strumento agile e funzionale, sia per gli addetti ai lavori che per quegli enti piccoli e medi che “vanno di fretta” e che non dispongono di sufficienti risorse da dedicare alla facilitazione del coinvolgimento giovanile.
…e ancora programmare le prossime iniziative
La prima call for proposal delle due programmate (la seconda verrà lanciata nel mese di aprile 2022) ha visto la presentazione di 107 progetti nei 6 paesi partner. Di questi 54 sono stati approvati e 53 respinti per mancanza di fondi, e in piccolissima parte per carenze nella proposta progettuale. Un ottimo risultato che mostra l’attenzione delle Organizzazioni della Società Civile e delle Autorità Locali rispetto ai temi e agli obiettivi di Mindchangers. La stragrande maggioranza dei progetti approvati ha come soggetto capofila una Organizzazione della Società Civile (95), a fronte di 11 Autorità Locali e un soggetto non classificabile nelle due macro categorie. Per quanto riguarda le tematiche privilegiate nei progetti, anche qui si riscontra una prevalenza di progetti che affrontano come tema prioritario i cambiamenti climatici (25), mentre solo 10 si occupano di migrazioni (18 progetti hanno scelto di trattare entrambi i temi).
L’analisi di questi dati, presentata in occasione della terza giornata di meeting da Andrea Micconi (Direttore del COP), ha fornito lo spunto per un confronto su come migliorare la prossima call incentivando la partecipazione di un più alto numero di Autorità Locali e la presentazione di progetti aventi un focus specifico sul tema delle migrazioni.
Una delle soluzioni proposte per far fronte a questa criticità è stata l’apertura del programma di Capacity Building agli enti (OSC e AL) interessati a partecipare alla seconda call del progetto. La quarta giornata di lavori ha infatti visto la presentazione dei programmi di capacity building messi a punto da ogni partner per potenziare le competenze degli enti rispetto al coinvolgimento dei giovani. Durante il confronto è emerso inoltre come alcuni partner abbiano dovuto tenere conto, nella stesura del programma, delle carenze presenti in alcune proposte progettuali, segnalate dai valutatori dei progetti.
Workshops pratici, tecniche di apprendimento non formali e occasioni di confronto e scambio tra enti finanziati e non: sono questi i tratti comuni ritenuti strategici per un capacity building efficace.
Per concludere, la 4 giorni + 1 di Lione, anche se online, è stata un’occasione per rinnovare l’impegno di ognuno su un progetto molto complesso da gestire, il cui valore aggiunto risiede tuttavia nell’eterogeneità dei soggetti coinvolti e dei territori interessati dalle iniziative progettuali. D’altronde gestire la complessità e allenare la capacità di confronto e ascolto, non sono forse tra le caratteristiche che un Mindchangers dovrebbe avere?
Non ci sono commenti